Hoe motiveer je medewerkers om bedrijfsprocessen te verbeteren?

Plaats ze in de rol van rechercheur en laat ze inefficiënte zaken opsporen en afhandelen…

Bedrijven en instellingen verliezen jaarlijks honderden en duizenden euro’s door inefficiënte processen. Er zijn veel verbeteringsprocessen die zijn ontworpen om die inefficiënties op te sporen, maar in het echte leven blijken die processen niet effectief te zijn. Waarom is dat? Omdat ze saai, vervelend zijn en weinig motiverend werken. Lean Scene Investigation (LSI) benadert dit probleem een ​​beetje anders. Medewerkers worden in de rol van detective gezet en het inefficiënte beleid zijn de ‘criminelen’. De rechercheurs pakken de criminelen op heterdaad, gaan op de foto en pakken ze stevig aan.

Uit onderzoek op wereldschaal blijkt dat slechts een kleine 13% van de medewerkers zich daadwerkelijk betrokken voelt bij hun werk. Dit is de 13% die het bedrijf helpt groeien, de andere 87% ‘slaapwandelt’ de dag door of voert zijn werk zo uit dat het niet productief is voor het bedrijf of de instelling.

 

Vier procent van de bedrijfsproblemen is bekend bij het senior management

Je zou kunnen stellen dat het management van een bedrijf hiervan op de hoogte moet zijn. Volgens adviseur Lammert van der Wal is dat meestal niet het geval. “Uit onderzoek blijkt dat slechts 4% van de lichamelijke problemen bekend is bij het senior management. In het middenkader ligt dit percentage iets hoger, rond de 9%. Gelukkig zijn er twee groepen binnen de organisatie die wel weten waar de knelpunten liggen: leidinggevenden en de medewerkers. 74% van de inefficiënte zaken is bekend bij de leidinggevenden terwijl de medewerkers de volle 100% van de gebrekkige processen kennen.

De Lean Six Sigma-methodologie

Het UMCG was geïnteresseerd in het invoeren van verbetertrajecten. Lammert: “Ik ontmoette Roelof Kammenga, programmamanager ICT bij het UMCG, in 2014. Hij ontwierp een interactief concept om bedrijfsprocessen op de werkvloer te verbeteren, waarbij de medewerkers precies weten waar de problemen zitten. Zijn concept was gebaseerd op Lean Six Sigma. Dit is een wereldwijd toegepaste methode die de handelswinst op een duurzame manier verhoogt. Lean Six Sigma legt focus op wat de klant echt wil.”

 

Van methodiek tot game

Roelof legde het concept uit aan de hand van speelkaarten. Lammert: “Ik ben een enthousiaste gamer in mijn vrije tijd en naar mijn mening zou het concept van Roelof effectiever kunnen zijn in de vorm van een serious game. We besloten op zoek te gaan naar een partij die ons daarbij kan helpen. Het UMCG had al eerder samengewerkt met Grendel Games en nadat we elkaar hadden ontmoet, besloten we samen te gaan werken.

Lean Scene Investigation impressie

Het verhaal van Lean Scene Investigation

Met behulp van de Lean Six Sigma methodiek ga je op zoek naar feiten. Deze methodiek is hetzelfde in Lean Scene Investigation. De medewerkers van een organisatie vervullen de rol van rechercheur. Ze doen onderzoek door games te spelen en de LSI-app te gebruiken, terwijl ze worden begeleid door een LSI-consultant. Aan het begin van het spel kiest de organisatie een proces dat verbetering behoeft. Er zijn zeven vormen van inefficiëntie, allemaal vertaald naar hun eigen karakter. Zo verplaatst Pablo ‘The Mover’ overmatig mensen en objecten en voert Malcom ‘Double’ onnodige controles uit.

De medewerkers pakken hun LSI–app en gaan op zoek naar misdrijven (dit zijn de praktijkvoorbeelden van inefficiëntie). Ze maken er foto’s van en geven het een korte beschrijving van het gepleegde misdrijf. Na het verstrijken van de ‘aangiftetermijn’ stemmen de medewerkers op elkaars verklaringen. Op basis van de stemming kiezen de medewerkers de zwaarste cases met het grootste verbeterpotentieel. Door het spelen van verschillende soorten games vinden de medewerkers oplossingen die ze kunnen implementeren.

 

Resultaten Lean Scene Investigation

Inmiddels is Lean Scene Investigation bij verschillende organisaties getest en kan Lammert de effectiviteit van het spel met cijfers ondersteunen. “Hier in het UMCG hebben we 15.000 patiëntonvriendelijke verhuizingen per jaar op één afdeling geëlimineerd. Bij een klantenservicecentrum van een andere organisatie hebben we de uitstroom van medewerkers aangepakt, waardoor ze € 250.000,- aan opleidingsbudget hebben bespaard. Als bijkomend voordeel steeg de medewerkerstevredenheid dankzij LSI doordat medewerkers zich gehoord en gefaciliteerd voelden.”

Meer over Lean Scene Investigation op www.leansceneinvestigation.com

0
procent van de medewerkers wereldwijd draagt niet op een efficiënte manier bij aan de organisatie.
0
euro is het bedrag dat een klantenservicecentrum dankzij LSI jaarlijks bespaart op het opleidingsbudget.
0
patiëntonvriendelijke handelingen worden in het UMCG jaarlijks geëlimineerd.

Let’s make
something awesome!