Jaarlijks verliezen bedrijven en instellingen honderden en duizenden euro’s aan inefficiënte processen. Er zijn veel verbeteringsprocessen ontworpen om die inefficiënties te volgen, maar in het echte leven bewijzen die processen niet dat ze effectief zijn. Waarom is dat? Omdat ze saai, vervelend en weinig motiverend zijn. Lean Scene Investigation (LSI) benadert dit probleem een ​​beetje anders. Medewerkers worden in de rol van detective geplaatst en het inefficiënte beleid is de ‘crimineel’. De rechercheurs vangen de misdadigers op heterdaad op, nemen hun foto en pakken ze stevig aan.

Onderzoek op wereldschaal laat zien dat slechts een kleine 13% van de werknemers zich daadwerkelijk betrokken voelt bij hun werk. Dit is de 13% die het bedrijf helpen groeien, de andere 87% slaapwandeld de hele dag door of voert zijn werk op zo’n manier uit dat het niet productief is voor het bedrijf of de instelling.

Vier procent van de bedrijfsproblemen is bekend bij het senior management

Vier procent van de bedrijfsproblemen is bekend bij het senior management
U zou kunnen stellen dat het management van een bedrijf op de hoogte moet zijn van dit probleem. Volgens consultant Lammert van der Wal is dit meestal niet het geval. “Uit onderzoek blijkt dat slechts 4% van de corporale problemen bij het hogere management bekend is. In het middenkader is dit percentage iets hoger, ongeveer 9%. Gelukkig zijn er binnen de organisatie twee groepen die weten waar de problemen liggen: toezichthouders en de werknemers. 74% van de inefficiënte zaken zijn bekend bij de supervisors, terwijl de werknemers bekend zijn met de volledige 100% onvolkomen processen.

De Lean Six Sigma methode

UMCG was geïnteresseerd in het introduceren van verbeteringsprocessen. Lammert: “Ik ontmoette Roelof Kammenga, programmamanager ICT bij het UMCG, in 2014. Hij ontwierp een interactief concept om bedrijfsprocessen op de werkvloer te verbeteren, waarbij de medewerkers precies weten waar de problemen liggen. Zijn concept was gebaseerd op Lean Six Sigma. Dit is een wereldwijd toegepaste methodiek die de handelswinst op een duurzame manier verhoogt. Lean Six Sigma legt de focus op wat de klant echt wil.”

Van methodiek tot game

Roelof legde het concept uit met speelkaarten. Lammert: “Ik ben een enthousiaste gamer in mijn vrije tijd en naar mijn mening zou het concept van Roelof effectiever kunnen zijn in de vorm van een serious game. We besloten om op zoek te gaan naar een feest dat ons kon helpen. Het UMCG had eerder met Grendel Games samengewerkt en nadat we elkaar hadden ontmoet, besloten we om samen te gaan werken.

Lean Scene Investigation in beeld

Lean Scene Investigation in beeld

Het verhaal van Lean Scene Investigation

Met behulp van de Lean Six Sigma-methodiek ga je op zoek naar feiten. Deze methodiek is hetzelfde in Lean Scene Investigation. De medewerkers van een organisatie vervullen de rol van detective. Ze doen onderzoek door games te spelen en de LSI-app te gebruiken, ondertussen worden ze begeleid door een LSI-consultant. Aan het begin van het spel kiest de organisatie een proces dat verbetering behoeft. Er zijn zeven vormen van inefficiëntie, allemaal vertaald naar hun eigen karakter. Pablo ‘The Mover’ verplaatst bijvoorbeeld mensen en voorwerpen overdreven en Malcom ‘Double’ voert onnodige controles uit.

De medewerkers nemen hun LSI-app en gaan op zoek naar misdaden (wat de praktische voorbeelden zijn van inefficiëntie). Ze nemen er foto’s van en geven een korte beschrijving van de begane misdaad. Nadat de ‘aangiftetermijn’ is verstreken, stemmen de medewerkers op elkaars verklaringen. Op basis van de stemming kiezen de medewerkers de zwaarste cases met het grootste verbeterpotentieel. Door verschillende soorten games te spelen, zullen de medewerkers oplossingen vinden die ze kunnen implementeren.

Resultaten Lean Scene Investigation

Inmiddels is Lean Scene Investigation bij diverse organisaties getest en kan Lammert de resultaten van de game onderbouwen met cijfers. “Bij het UMCG hebben we bijvoorbeeld 15.000 patiënt-onvriendelijke bewegingen per jaar van een afdeling geëlimineerd. Bij een klantcontactcentrum van een andere organisatie hebben we het verloop van de medewerkers aangepakt, zodat de organisatie €250.000,- aan opleidingsbudget bespaart. En, een bijkomend voordeel, de medewerkerstevredenheid ging dankzij LSI omhoog, omdat de medewerkers gehoord en gefaciliteerd werden.”

Meer over Lean Scene Investigation op www.leansceneinvestigation.com

0
procent van de medewerkers, wereldwijd, draagt niet efficiënt bij aan de organisatie
0
euro bespaart een klantcontactcentrum jaarlijks aan opleidingsbudget door LSI
0
patiënt-onvriendelijke bewegingen per jaar elimineerde het UMCG